Las grandes cadenas gestionan miles de referencias y cientos de proveedores con almacenes que funcionan con horarios ajustados. Para que el sistema funcione, cada proveedor tiene que entregar exactamente lo pedido, en el momento acordado y en el formato previsto. Los requisitos concretos varían según la cadena, pero suelen coincidir en lo esencial.
Requisitos habituales
- Nivel de servicio: entregar el pedido completo y en plazo. Muchas cadenas miden el porcentaje de pedidos servidos completos y a tiempo, y aplican penalizaciones o revisan la relación si no se alcanza el objetivo.
- Citas de descarga: la entrega se hace en una franja horaria reservada. Llegar tarde puede suponer no descargar ese día.
- Formato de entrega: tipo de palé, altura y peso máximos, palés monoproducto o mixtos según lo acordado.
- Etiquetado e identificación: códigos de barras normalizados en el producto, la caja y el palé, para que la mercancía se reciba de forma automática.
- Intercambio electrónico de datos: pedidos, avisos de expedición y facturas a través de sistemas estandarizados, sin documentos en papel.
- Vida útil y trazabilidad: en productos con caducidad, un plazo mínimo de vida restante a la entrega y la capacidad de localizar cada lote.
Qué supone para el proveedor
Cumplir estos requisitos afecta a toda la empresa: la planificación de la producción, el inventario, la organización del almacén, el transporte y los sistemas de información. Es frecuente que un proveedor acostumbrado a trabajar con clientes más pequeños tenga que cambiar procesos que hasta entonces funcionaban bien.
También tiene un efecto en los costes. Las exigencias de servicio obligan a mantener más inventario o más capacidad, y las penalizaciones pueden reducir el margen de forma significativa si no se controlan. Por eso conviene calcular la rentabilidad real del cliente incluyendo estos costes.
Cómo prepararse
- Conocer en detalle el manual de proveedores de la cadena y traducirlo en procedimientos internos.
- Medir el propio nivel de servicio antes de que lo haga el cliente: pedidos completos, entregas a tiempo y errores.
- Ajustar la planificación y el inventario de seguridad a los plazos de la cadena.
- Adaptar el almacén y el transporte a los formatos de entrega y a las citas de descarga.
- Implantar el etiquetado y el intercambio electrónico de datos con tiempo suficiente para probarlos.
Errores frecuentes
- Aceptar las condiciones sin calcular su coste logístico ni el efecto de las penalizaciones sobre el margen.
- Tratar la cadena como un cliente más, sin un responsable interno del servicio y de la relación logística.
- Dejar la adaptación de sistemas y etiquetado para el último momento, cuando ya han empezado los pedidos.
Un proveedor que cumple de forma constante gana la confianza de la cadena, lo que facilita ampliar referencias y negociar en mejores condiciones.