Dónde se va el tiempo
En la preparación de pedidos, la mayor parte del tiempo no se dedica a coger el producto. En el ejemplo ilustrativo del gráfico:
- Desplazamientos por el almacén: 50 %.
- Búsqueda de ubicaciones y comprobaciones: 20 %.
- Extracción del producto: 15 %.
- Embalaje y documentación: 15 %.
Solo el 15 % del tiempo añade valor directo. El resto depende de cómo está organizado el almacén: dónde se ubica cada producto, cómo se agrupan los pedidos y qué información tiene el preparador.
Señales de que el problema es la organización
- Los productos de mayor rotación están lejos de la zona de expedición o en alturas de difícil acceso.
- Hay pasillos ocupados por mercancía de poca salida u obsoleta.
- Cada operario prepara los pedidos uno a uno, recorriendo el almacén completo en cada uno.
- Las ubicaciones no están identificadas o el sistema no refleja dónde está realmente la mercancía.
- La ocupación es alta, pero una parte relevante del inventario lleva meses sin moverse.
Qué se puede mejorar sin ampliar
- Ubicación por rotación: situar los productos más vendidos cerca de la expedición y a una altura cómoda. Suele ser la medida con más efecto sobre los desplazamientos.
- Agrupación de pedidos: preparar varios pedidos en un mismo recorrido cuando comparten productos o zona.
- Revisión del inventario: retirar o liquidar existencias obsoletas libera espacio en las mejores ubicaciones.
- Información fiable: ubicaciones identificadas y registradas en el sistema reducen el tiempo de búsqueda y los errores.
- Medición: líneas preparadas por hora y errores por cada mil líneas permiten comprobar el efecto de cada cambio.
Un ejemplo de cálculo
Un almacén con 10 preparadores dedica la mitad de su tiempo a desplazarse. Si una nueva ubicación de los productos por rotación reduce los desplazamientos en un tercio, cada preparador gana algo más de un 15 % de su jornada. Con el mismo equipo se pueden preparar más pedidos o absorber el crecimiento previsto sin contratar. La inversión necesaria se limita al trabajo de reubicación y, en su caso, a ajustes en el sistema de gestión del almacén.
Cuándo sí hay que ampliar
Si después de ordenar el almacén la ocupación sigue cerca del máximo y el volumen previsto crece, la ampliación o un nuevo almacén pueden estar justificados. En ese caso, el análisis previo sirve también para dimensionar correctamente la inversión y diseñar la nueva distribución desde el principio.